Manažer elektronických podání

snadné podání formulářů přes internet

 

Manažer elektronických podání

 Elektronické podání sociálních formulářů
Na tomto místě se dozvíte všechno, co je třeba udělat, abyste mohli podávat formuláře ČSSZ elektronicky, tedy jednoduchým odesláním přes internet. Tento popis se týká formulářů Přehled o výši pojistného, Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění, Evidenční listy důchodového pojištění a Oznámení o nástupu / skončení zaměstnání (dříve Přihlášky k nemocenskému pojištění).
Manažer elektronických podání
Pro elektronické podání potřebujete komunikační program, kterým budete odesílat formuláře úřadu. Samozřejmě doporučujeme náš program Manažer elektronických podání, který vám formuláře ještě před podáním zkontroluje. Navíc umožňuje formuláře přímo vyplňovat, tisknout a přehledně je archivuje.

Manažer elektronických podání umožňuje načíst formuláře vytvořené ve vašem účetním systému. Váš účetní systém musí umět uložit formulář do souboru ve formátu, který určuje příslušný úřad. Spolupráci s vaším účetním systémem můžete vyzkoušet na ukázkové verzi programu. Pokud váš účetní systém neumí vyexportovat formulář v požadovaném formátu můžete formuláře vyplnit přímo v programu. Manažer elektronických podání samozřejmě přímo spolupracuje se všemi účetními systémy od naší firmy.
Podání přes Datové schránky
Výhodou podání přes datové schránky je, že nemusíte mít podpisový certifikát pro vytváření elektronického podpisu a také se nemusíte registrovat na Okresní správě sociálního zabezpečení. Elektronický podpis se při podání přes datové schránky nepoužívá. Všechno co potřebujete je uživatelské jméno a heslo k datové schránce.

V programu můžete mít více firem a každá má vlastní datovou schránku. Pokud naopak chcete odesílat za více firem z jedné datové schránky (např. jste účetní která zpracovává účetnictví více firmám) nastavíte všem firmám stejné přihlašovací údaje.

Program si přihlašovací údaje k datové schránce vyžádá při odesílání prvního podání. Přihlašovací údaje si uloží a při dalším podání se již nedotazuje. Pokud chcete později přihlašovací údaje změnit můžete přes menu Firmy -> Název firmy -> Nastavení odesílání.
Podání pomocí elektronického podpisu
Podání pomocí elektronického podpisu je starší způsob elektronického podání, který doporučujeme pouze pokud již máte zřízený kvalifikovaný certifikat. V opačné případě doporučujeme podání přes datové schránky které nevyžaduje certifikát ani registraci na Okresní správě sociálního zabezpečení.

Při podání pomocí elektronického podpisu musíte mít certifikát, kterým budete podepisovat odesílané formuláře Certifikát je v podstatě soubor s údaji které jsou nutné pro vytvoření vašeho elektronického podpisu. Státní úřady uznávají pouze tzv. Kvalifikované certifikáty vydané podle zákona o elektronickém podpisu (ještě jsou certifikáty komerční, např. pro elektronické bankovnictví).

Kvalifikované certifikáty jsou vydávány vždy jen fyzickým osobám, nelze je vydat na firmu. Ve firmě si obvykle pořizuje certifikát účetní nebo jednatel (obecně osoba s podpisovým právem). Pokud jste účetní a budete podávat formuláře za více firem, pro všechny budete použivat jeden certifikát vydaný na vaše jméno.

Certifikát doporučujeme vyřídit u České pošty, která je má nejlevnější. Z nabízených vyberte kvalifikovaný certifikát pro fyzickou osobu. Ostatní certifikáty, které pošta nabízí, potvrzují kromě vaší identity ještě další údaje (např. vaše zaměstnání). Tyto dodatečné údaje však úřady ignorují a pro vás znamenají jenom papírování navíc. Nedoporučujeme také objednávat speciální certifikáty na čipové kartě nebo USB tokenu, podle našich zkušeností jsou s nimi časté technické problémy.

Úřady vyžadují, aby certifikát obsahoval tzv. Identifikátor MPSV. Tento údaj jednoznačně určuje vaši osobu, lze jej tedy přirovnat k rodnému číslu. Z Identifikátoru MPSV však nelze vyčíst datum narození a pohlaví. Požadavek na přidělení identifikátoru zaškrtněte ve smlouvě o certifikátu. Také doporučujeme povolit zveřejnění certifikátu na internetových stránkách certifikační autority. Další postup pro přidělení certifikátu najdete na následujících internetových stránkách pošty: Podpisový certifikát je pro všechny firmy v programu společný. Pro jeho nastavení vyberte menu Údržba -> Nastavit certifikát.

Sociální formuláře můžete podávat pomocí elektronického podpisu až po registraci na příslušné Okresní správě sociálního zabezpečení.

Pro registraci budete potřebovat vyplněný tiskopis o pověření k elektronickému podání. Tímto tiskopisem oznamuje zaměstnavatel úřadu kterého pracovníka nebo zástupce pověřil elektronickým podáním. Na tiskopisu vyplníte buď identifikátor vaší datové schránky (pozor neplést s uživatelským jménem pro přihlášení k datové schránce) nebo seriové číslo vašeho kvalifikovaného certifikátu (pokud chcete odesílat pomocí elektronického podpisu).

Registraci provedete u kontaktního pracovníka na příslušné Okresní správě sociálního zabezpečení (schůzku doporučujeme předem telefonicky domluvit). S sebou si vezměte vyplněný tiskopis o pověření k elektronickému podání a potvrzení o vydání kvalifikovaného certifikátu od pošty.